El proceso de generación de acuerdos de subvención de bajo valor en el PNUD era un cuello de botella crítico que afectaba directamente la ejecución de proyectos de alto impacto social en la región.
Elaborar un solo acuerdo tomaba hasta 30 días. Cada error significaba reiniciar el ciclo.
El proceso manual de consolidar datos, generar documentos Word/Excel con tablas presupuestales complejas y pasar por aprobaciones múltiples consumía hasta 30 días por acuerdo.
Datos bancarios, términos legales y presupuestos dispersos en múltiples archivos Excel. Un solo error en un campo implicaba rechazo y reinicio del ciclo.
Las convocatorias se gestionaban con Google Forms y Excel, generando silos de información y más de 40 horas semanales perdidas en consolidación manual de datos.
Imposibilidad de rastrear el estado actual de cada acuerdo o identificar cuellos de botella en el proceso de aprobación.
En lugar de "digitalizar un formulario", diseñamos una plataforma integral de gestión de recursos que orquesta todo el ciclo de vida de la subvención: desde la convocatoria hasta la generación automatizada de acuerdos firmables.
→ No solo automatizamos documentos. Construimos un ecosistema que integra convocatorias, evaluación, aprobaciones y generación de acuerdos en un solo flujo.
Automatización del 90% de la creación de acuerdos. El sistema integra datos de la organización beneficiaria, términos legales dinámicos y distribución presupuestal compleja para generar PDFs listos para firma sin intervención humana.
Un módulo que permite a cada equipo crear sus propias convocatorias, personalizar formularios (reemplazando Google Forms), generar landing pages automáticas y gestionar la evaluación de postulados en un dashboard unificado.
Implementación de Celery y Redis para manejar tareas pesadas en segundo plano (generación masiva de reportes, PDFs y notificaciones) sin afectar la experiencia del usuario. Sistema desplegado en Azure con alta disponibilidad.
Control de acceso basado en roles (RBAC), encriptación de datos sensibles, registro de auditoría completo de todas las acciones, y trazabilidad del ciclo de vida de cada documento desde la postulación hasta el acuerdo firmado.
"Lo que antes era un proceso de copiar y pegar propenso a errores, hoy es un flujo de trabajo digital, trazable y seguro que corre sobre la infraestructura de Azure."
El ciclo de emisión de acuerdos pasó de 1 mes a un par de horas. Esto representa una reducción del 95% en tiempos de gestión administrativa.
Se lograron procesar y aprobar más de 200 acuerdos en los primeros 3 meses del sistema. Un volumen que antes hubiera tomado más de un año.
Se eliminaron más de 40 horas semanales de trabajo manual administrativo en la gestión de convocatorias y consolidación de datos.
El sistema ha evolucionado durante más de 2 años, automatizando hoy más de 50 procesos internos distintos (pagos, reportes, acuerdos de partes responsables). No fue un proyecto que se entregó y abandonó.
En 45 minutos identificamos qué necesita, o si todavía no es momento de construir nada. Si la conversación no debe llevar a una venta, se lo decimos. Así de simple.